Datenschutzerklärung für Newsletter

Das Thema Datenschutz spielt in unserem Unternehmen eine wichtige Rolle. Mit dem Inkrafttreten der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (DS-GVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurden die datenschutzrechtlichen Standards erhöht. Wir engagieren uns, konform im Sinne dieser neuen Regelungen zu arbeiten und versenden Newsletter und sonstige E-Mails mit hafenrelevanten und werblichen Informationen nur mit Einwilligung des Betroffenen.

1 Zweck, Rechtmäßigkeit und Umfang der Verarbeitung

Wir erheben und speichern folgende Daten:

• Anrede
• Vorname
• Nachname,
• E-Mail-Adresse

Wir erheben und verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke des Versands von Newslettern und sonstigen E-Mails mit hafenrelevanten und werblichen Informationen. Die Angaben zur Anrede, Vorname und Nachname dienen lediglich der Personalisierung unserer Informationen. Ihre Kontaktdaten werden auf dem Server der ROSTOCK PORT GmbH gespeichert und können nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nicht statt. Eine Ausnahme besteht dann, wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe besteht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletter ist Ihre Einwilligung (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Protokollierung des Anmeldeverfahrens erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, d.h. einerseits der Nachweisführung der Einwilligungen und andererseits dem Einsatz eines kundenorientierten Newslettersystems.

2 Double-Opt-In-Verfahren und Protokollierung

Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sogenannte Double-Opt-In-Verfahren, d.h. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist erforderlich, damit sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmelden kann. Die Anmeldungen zum Newsletter werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts als auch der IP-Adresse. Ebenso werden die Änderungen Ihrer bei dem Versanddienstleister (MailChimp) gespeicherten Daten protokolliert.

3 Einsatz des Versanddienstleisters „MailChimp“

Der Versand unseres Newsletters erfolgt mit Hilfe der Newsletterversandplattform „MailChimp“ der Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE #5000, Atlanta, GA 30308, USA.

Die personenbezogenen Daten unserer Newsletterempfänger werden auf den Servern von „MailChimp“ in den USA gespeichert. „MailChimp“ verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Des Weiteren kann „MailChimp“ nach eigenen Angaben diese Daten zur Optimierung bzw. Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen aus welchen Ländern die Empfänger kommen.

„MailChimp“ wird personenbezogenen Daten jedoch weder an Dritte weitergeben noch dazu verwenden, um die Newsletterempfänger selbst zu kontaktieren. „MailChimp“ ist unter dem US-EU-Datenschutzabkommen „Privacy Shield“ zertifiziert und verpflichtet sich damit die EU-Datenschutzvorgaben einzuhalten. Die Datenschutzbestimmungen von „MailChimp“ können hier eingesehen werden. Darin verpflichtet sich „MailChimp“ insbesondere die personenbezogenen Daten unserer Nutzer zu schützen und insbesondere weder an Dritte weiterzugeben noch dazu zu verwenden, um die Newsletterempfänger selbst zu kontaktieren.

4 Analyse und statistische Erhebungen

Die Newsletter enthalten einen sog. „web-beacon“, d.h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters von dem Server von „MailChimp“ abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden technische Informationen, wie Informationen zum Browser und Ihrem System, Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt des Abrufs, erhoben.

Diese Informationen können zur technischen Verbesserung unseres Newsletters anhand der technischen Daten oder der Zielgruppen und ihres Leseverhaltens auf Basis ihrer Abruforte (die mit Hilfe der IP-Adresse bestimmbar sind) oder der Zugriffszeiten genutzt werden. Ebenfalls wird statistisch erhoben, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Newsletterempfängern zugeordnet werden, allerdings sollen diese Auswertungen lediglich dazu dienen, die Lesegewohnheiten Newsletterempfänger zu erkennen und die Inhalte an sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der Newsletterempfänger zu versenden.

5 Online-Aufruf und Datenmanagement

In einigen Fällen leiten wir die Newsletterempfänger auf die Webseiten von „MailChimp“ weiter. So enthalten unsere Newsletter beispielsweise einen Link, mit dem die Newsletterempfänger die Newsletter online abrufen können (z.B. bei Darstellungsproblemen im E-Mailprogramm). Ferner können Newsletterempfänger ihre Daten, wie z.B. die E-Mailadresse nachträglich korrigieren.

Die Datenschutzerklärung von „MailChimp“ ist nur auf deren Seite abrufbar. Auf den Webseiten von „MailChimp“ werden Cookies eingesetzt und damit personenbezogene Daten durch MailChimp, deren Partnern und eingesetzten Dienstleistern (z.B. Google Analytics) verarbeitet. Auf diese Datenerhebung hat die ROSTOCK PORT GmbH keinen Einfluss. Weitere Informationen können Sie der Datenschutzerklärung von „MailChimp“ entnehmen. Wir weisen Sie zusätzlich auf die Widerspruchsmöglichkeiten in die Datenerhebung zu Werbezwecken auf den Webseiten http://www.aboutads.info/choices/ und http://www.youronlinechoices.com/ (für den Europäischen Raum) hin.

6 Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur für die vorstehenden Zwecke genutzt. Die Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Nach der Abmeldung des Newsletters werden die personenbezogenen Daten bis zu drei Jahre auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gespeichert; insbesondere zum Nachweis ursprünglich gegebener Einwilligungen. Die Verarbeitung der Daten beschränkt sich allerdings in der möglichen Abwehr von Ansprüchen.

7 Rechte der betroffenen Person

Die Einwilligung zum Empfang des Newsletters kann jederzeit ohne Angabe einer Begründung widerrufen werden. Einen Link zur Abmeldung des Newsletters befindet sich am Ende eines jeden Newsletters. Ebenso ist die Abmeldung auf der Webseite von „MailChimp“ möglich. Mit dem Widerruf erlöscht auch die Einwilligung in den Versand mit „MailChimp“ und die statistischen Analysen. Ein getrennter Widerruf des Versandes mit Hilfe „MailChimp“ oder der statistischen Analysen ist nicht möglich.

Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie haben zudem das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Weiterhin können Ihre personenbezogenen Daten auf Ihr Verlangen korrigiert, gelöscht oder deren Erhebung/ Verarbeitung eingeschränkt werden. Auch haben Sie das Recht auf Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen. Schließlich steht Ihnen das Recht zu sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.